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他社のベストプラクティスに学ぶWalkMe実装のヒント

ユーザー企業様が集い、定期的にノウハウや情報交換を行うWalkMeのユーザー会。冒頭のあいさつにあった「ユーザー会の主役はWalkMeではなく、みなさまです」という言葉どおり、回を重ねるごとに、ユーザー主体でコミュニティ活動を企画していこうという流れも生まれつつあります。
今回は、SAP AribaにWalkMeを実装している6社11名のご担当者様が参加。内3社がデモを交えながら活用事例を発表しました。同じ業務に関わる担当者たちが会社の枠を越えてつながることで、自社では気づかなかった新しい活用方法に出会えたり、他社のベストプラクティスに改善策のヒントを得たり、今回も参加者にとって実りある時間となりました。ここでは事例発表に登壇した各社の活用状況を簡単にご紹介します。

ご参加いただいた企業にご紹介いただいた活用事例の一部をご紹介します。

国内総合産業大手A社
WalkMeの活用でSAP Aribaの操作環境に”心地よさ”を目指して
■間接材購買向けにSAP Aribaを導入
■約3,000人が利用

SAP Aribaというクラウドソリューションを導入した背景には、システムに業務をフィットさせる「Fit to Standard」の考え方があります。しかし、「カスタマイズをしない」という強い意志のもとで進めるとなると、どうしてもユーザーに負担が掛かります。加えて、SAP Aribaのユーザーインターフェースに戸惑うユーザーが多く、WalkMeの力を借りてユーザビリティの向上を目指すことにしました。
同社のゴールは「ユーザーを迷わせないこと」です。そうすることで、差し戻しが発生することもなくなるからです。差し戻しの発生は、ユーザーはもちろん、管理部門にとってもハッピーではありません。したがって、最終的には差し戻しをゼロにすることを具体的な目標として掲げています。
「超理想としては、せっかくデジタルアダプションツールを使うのですから、SAP Aribaの操作において心地よさを感じるところまでたどり着きたいと考えています」とご担当者。アジャイル開発の手法を取り、現在も隔週ペースでメンテナンスを続けながら、少しずつSAP Aribaのユーザビリティを向上させているところです。

＜WalkMeでの実装内容＞
   • 初めてSAP Aribaを操作するユーザー向けのガイドを作成
   • SAP Ariba標準のフロー、挙動や項目でわかりにくい箇所を補完する説明を付与
   • よくある操作ミスや入力ミスが起こりやすい箇所の説明を付与
   • 社内運用周知やSAP Aribaの利用にあたってユーザーに見てほしい点のお知らせ

＜期待される導入効果＞
   • 問い合わせ数の削減
   • 自己解決率の向上
   • 誤入力の削減
   • SAP Aribaのバージョンアップへの柔軟な対応

国内化学業界大手B社
インサイト機能を使って月1回ペースでメンテナンスを実施
■SAP Ariba導入
■グループの約18,000人が利用

入力補助を行うだけでなく、必要な情報を必ず入力させるなど、SAP Aribaのユーザビリティを改善することで入力ミスやヌケモレを防ぎ、結果的に差し戻しや問い合わせを減らしたいという思いから、2023年6月にWalkMeを導入。主に、申請者向け「カタログ購買」補助および「見積依頼～発注」までの操作フォローを目的として、WalkMeでガイダンスを作成しています。メンテンナンスについては、WalkMeのインサイト機能を使った分析やユーザーの問い合わせ状況から週次で確認した結果をもとに、月1回ペースで継続的に改修を行っています。

＜WalkMeでの実装内容＞
   • 申請者向けのガイダンスの作成
   • 必須項目におけるTIPSおよびウォークスルーでの入力促進
   • 編集禁止項目のマスク

＜WalkMe実装時の工夫点＞
   • 仕様策定から設計、開発、テストまで、ソフトウェア開発プロセスに則った開発を実施することで
      実装内容をドキュメント化し、メンテナンス時の工数を削減
   • 使用率の低下につながらないよう、ユーザーにはできるだけ少ない文字数で説明
   • URLでページを一意にできないというSAP Aribaの制約を踏まえ、
      そのページにしか記載してはいけないガイダンスが別ページに映り込む現象を防止するために
      エレメント判別とJqueryセレクタを使用して表示条件を作成

各社の事例紹介が終わるごとに、同じ悩みを抱える参加者からさまざまな質問が寄せられ、WalkMeでのより良い解決策を求めて試行錯誤されている様子が伺えました。また、事例紹介のあとには、WalkMeにとどまらず、購買業務全般の共有を含めた情報交換の時間が設けられ、各テーブルで有意義なディスカッションが展開されていました。

ユーザー会の最後には、WalkMeの担当者がWalkMeユーザー向けの新しいサイト「MiteMe Web」の新規開設についてアナウンス。ユーザーコミュニティの情報やベストプラクティスをまとめたドキュメントなどを掲載したサイトで、今後ビルダーコミュニティとして機能していくことが紹介されました。こうした新たな動きと共にWalkMeは今後も進化を続け、多くのユーザーの期待を受けてその可能性を拡げていこうとしています。WalkMeの成長においてユーザー会が果たす役割も、ますます大きくなりそうです。